Rekisteriseloste

Asiakastietorekisteri

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispäivä 30.3.2017

1. Rekisterinpitäjä
Kouvolan Asunnot Oy, Kauppalankatu 6 A, 45100 Kouvola, p. 02061 58900

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Auvo Viiru, Kauppalankatu 6 A, 45100 Kouvola, p. 02061 58910

3. Rekisterin nimi
Toiminnanohjausjärjestelmä
Tampuuri 7.0

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Asukasvalintojen tekeminen, vuokrasopimusten hallinta, vuokrareskontran ja -perinnän ylläpito sekä kiinteistöjen ja huoneistojen kunnossapidon hallinta.

5. Rekisterin sisältämät tiedot
Kouvolan Asunnot Oy:ltä asuntoa hakeneiden, vuokralaisten sekä kanssavuokralaisten ja mahdollisten muiden samassa taloudessa asuvien/asumaan tulevien henkilöiden nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä siviilisääty ja mahdollinen edunvalvontatieto.
Lisäksi tieto työsuhteesta tai opiskelusta, työsuhteen kesto, tulot, varallisuus ja velat sekä tiedot nykyisestä asumisesta ja asunnon hakuun vaikuttavista syistä. Rekisterissä on tieto myös mahdollisista luottotietomerkinnöistä tarkastusajankohdalta sekä asiakkaan/asukkaan toimittamat liitetiedot ja mahdolliset sähköpostiviestit.
Tiedot vuokrasopimuksesta, vakuusmaksusta, ja mahdollisista vuokranperintään liittyvistä toimista, asukkaan ilmoittamat huoneiston kuntoon liittyvät tiedot sekä mahdolliset asumisaikaiset asumisen häiriötiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Kouvolan Asunnot Oy:n tietojärjestelmään tallennettuina jäävät tiedot saadaan lähinnä asukkaalta itseltään asunnonhakulomakkeelta. Tietoja päivitetään asumisaikana tehtyjen ilmoitusten sekä tapahtumien perusteella.
Luottotietoja päivitetään Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Rekisterin käyttö, suojaus ja luovutus
Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään ennalta määritellyt Kouvolan Asunnot Oy:n työntekijät.
Tietoja luovutetaan myös asukasvalinnan valvontaviranomaisena toimivalle Kouvolan kaupungille. Sopimusrikkomusten yhteydessä tietoja luovutetaan myös ulosottoviranomaisille sekä perintää ostopalveluna hoitavalle ulkopuoliselle taholle. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.
Rekisterin tiedot on tallennettu Kouvolan Asunnot Oy:n järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelman avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

8. Rekisteröityjen tietojen tarkastus- ja korjaamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot ja saada niistä kopiot. Hänellä on myös oikeus vaatia itseään koskevien virheellisten tietojen korjaamista. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

9. Rekisteriselosteen nähtävillä pitäminen
Rekisteriseloste on nähtävillä Kouvolan Asunnot Oy:n toimitiloissa sekä verkkosivuilla www.kouvolanasunnot.fi.